Nous vous invitons à lire attentivement nos conditions de vente et d’ultilsation
CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION ET DE VENTE (CGUV)
PRÉAMBULE
PsyOrganizer est une application éditée par PsyApps, Nom :
DAT David
Adresse : 22 Chemin Gréviléas Fleurimont Balance 97460 St PAUL Pour toutes questions, réclamations ou difficultés rencontrées lors de l'utilisation de PsyOrganizer, n'hésitez pas à contacter le support client au +262 692 65 68 04 (appel non surtaxé), ou par mail à contact@psyapps.io
PsyOrganizer est une application éditée par PsyApps, Nom :
DAT David
Adresse : 22 Chemin Gréviléas Fleurimont Balance 97460 St PAUL Pour toutes questions, réclamations ou difficultés rencontrées lors de l'utilisation de PsyOrganizer, n'hésitez pas à contacter le support client au +262 692 65 68 04 (appel non surtaxé), ou par mail à contact@psyapps.io
DÉFINITIONS
Le Praticien est le propriétaire de l'application PsyOrganizer, professionnel spécialisé dans le monde de la psychologie (psychologues, psychothérapeutes, psychiatres, psychopraticiens, thé-rapeutes psychocorporels, métiers paramédicaux).
Le Patient est la personne physique venant consulter le Praticien, pour une problématique particulière qui influe énormément sur la vie du Patient. Le Patient va renseigner le Praticien sur son état émotionnel, les évènements frappants de sa vie et indiquer dans quel environnement familial il a évolué.
Les termes " donnée à caractère personnel ", " traitement de données à caractère personnel ", " traitements ", " catégories d'activités de traitement ", " personne concernée ", " catégorie de personnes concernées ", " responsable du traitement ", " sous-traitant ", " sous-traitance " ont la même signification que dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Con-seil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou ci-après " RGPD "), qu'ils soient au singulier ou au pluriel.
ARTICLE 1ER : OBJET
Les présentes CGVU définissent les conditions de vente ainsi que les droits et obligations du Praticien concernant l'utilisation de PsyOrganizer. Le contrat est conclu entre les PsyApps et le Praticien (ci-après " les Parties ") au moment de l'acceptation des présentes CGVU et validation de la commande (" Article 3 : Processus d'achat ").
Les CGVU sont présentées en langue française. La loi française sera seule applicable aux pré-sentes CGV à l'exclusion des règles de conflit. Les tribunaux français sont les seuls compétents.
Le Praticien est le propriétaire de l'application PsyOrganizer, professionnel spécialisé dans le monde de la psychologie (psychologues, psychothérapeutes, psychiatres, psychopraticiens, thé-rapeutes psychocorporels, métiers paramédicaux).
Le Patient est la personne physique venant consulter le Praticien, pour une problématique particulière qui influe énormément sur la vie du Patient. Le Patient va renseigner le Praticien sur son état émotionnel, les évènements frappants de sa vie et indiquer dans quel environnement familial il a évolué.
Les termes " donnée à caractère personnel ", " traitement de données à caractère personnel ", " traitements ", " catégories d'activités de traitement ", " personne concernée ", " catégorie de personnes concernées ", " responsable du traitement ", " sous-traitant ", " sous-traitance " ont la même signification que dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Con-seil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou ci-après " RGPD "), qu'ils soient au singulier ou au pluriel.
ARTICLE 1ER : OBJET
Les présentes CGVU définissent les conditions de vente ainsi que les droits et obligations du Praticien concernant l'utilisation de PsyOrganizer. Le contrat est conclu entre les PsyApps et le Praticien (ci-après " les Parties ") au moment de l'acceptation des présentes CGVU et validation de la commande (" Article 3 : Processus d'achat ").
Les CGVU sont présentées en langue française. La loi française sera seule applicable aux pré-sentes CGV à l'exclusion des règles de conflit. Les tribunaux français sont les seuls compétents.
ARTICLE 2 : CARACTÉRISTIQUES ESSENTIELLES
PsyOrganizer est une application métier permettant de recueillir, traiter, organiser les informations médicales sensibles du Patient et de les conserver dans un dossier numérique, stocké dans la tablette personnelle de chaque Praticien, afin de faciliter le diagnostic clinique. Les données à caractère personnel du Patient sont hébergées chez un hébergeur de santé agréé. Elles sont conservées conformément aux durées définies par le Code de santé publique et la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). PsyOrganizer est composé de modules ci-après définis. Le Praticien autorise PsyApps à traiter les données à caractère personnel du Patient nécessaires au fonctionnement de ces modules :
Gestion :- Accueil
- Gestion des Patients
- Agenda
- Gestion des Lieux de Travail
- Paramétrage
- Modules Administratif
- RGPD
- Modules de diagnostic clinique
- PsyLife
- PsyOrigin
- PsyEmotion
- Modules de support de diagnostic
- Le Fil d'entretien
Pour l'envoi des mails dans PsyOrganizer, PsyApps utilise l'API SendinBlue : https://fr.sendinblue.com Pour la gestion des abonnements à PsyOrganizer et des licences d'utilisation, PsyApps utilise l'API ProAbono : https://www.proabono.com
ARTICLE 3 : PROCESSUS D'ACHAT
CHOIX DE L'ABONNEMENT
Le Praticien sélectionne l'abonnement auquel et/ou à laquelle il souhaite souscrire en cliquant sur le bouton " Choisir ". Un écran apparaît dès que le Praticien clique sur le bouton " Choisir ". Le Praticien est alors informé de la composition ainsi que du prix de son abonnement. Le Praticien a la possibilité de modifier son abonnement et d'ajouter des options à sa commande initiale.
Passé cette étape, le Praticien poursuit sa commande en cliquant sur " Poursuivre ".
VALIDATION DE LA COMMANDE
En cliquant sur " Poursuivre ", un récapitulatif de la commande apparaît. Le Praticien est alors invité à vérifier les données rentrées au cours du processus de commande en cliquant sur " Dé-tail ". Un bouton cliquable " Retour " est mis à disposition du Praticien, permettant de corriger ses erreurs éventuelles. Ainsi, le Praticien est en mesure d'accéder au récapitulatif de sa com-mande et, le cas échéant, de la modifier avant de la confirmer, le protégeant de toute erreur de manipulation et lui évitant d'être engagé sans l'avoir expressément voulu.
A cette étape, il est demandé au Praticien d'accepter les présentes CGVU via une case à cocher, non cochée par défaut, accompagnée de la mention " j'ai pris connaissance des CGVU et je les accepte sans réserve ", lesquelles sont accessibles via un lien hypertexte. Le Praticien a la possibilité d'imprimer et de sauvegarder les CGVU lorsqu'il clique sur le lien hypertexte lui permettant d'en prendre connaissance. Avant validation, une case à cocher avec " Je renonce à mon droit de rétractation ".
Le Praticien ne peut valider sa commande qu'après avoir accepté les CGVU.
Une copie des CGVU est adressée au Praticien dans le mail d'accusé de réception de sa com-mande et de son paiement. Les CGVU sont également accessibles depuis la page d'accueil du site Internet www.psyapps.io et imprimables par le Praticien.
PAIEMENT
Le Praticien procède au paiement de la commande en cliquant sur " Commande avec obligation de paiement " et de ce fait reconnait explicitement son obligation de paiement. Il est ensuite procédé au paiement à l'expiration d'un délai de sept (7) jours.
Le paiement se fait par carte bancaire ou par mandat SEPA, selon le moyen de paiement choisi par le Praticien. Un formulaire doit être alors complété par le Praticien, selon le choix du moyen de paiement. Les données demandées dans chaque formulaire sont uniquement celles nécessaires au paiement, selon que le Praticien ait choisi la carte bancaire ou le mandat SEPA.
Les débits ou prélèvement sont renouvelé automatiquement, à la date d'anniversaire du paie-ment, tant que le Praticien ne désactive pas son compte PsyOrganizer. Le Praticien est informé du renouvellement de son abonnement, et de la possibilité d'y mettre quinze (15) jours avant la date d'anniversaire du paiement, en cas d'abonnement mensuel. Le Praticien est informé du renouvellement de son abonnement, et de la possibilité d'y mettre fin un (1) mois avant la date d'anniversaire du paiement, en cas d'abonnement annuel. Cette information se fait par courrier électronique, l'adresse mail utilisée est celle renseignée par le Praticien lors de la création de son compte.
PRIX ET DURÉE
L'abonnement mensuel donne droit à trente (30) jours d'accès par mois à PsyOrganizer.
L'abonnement annuel donne droit à trois cent soixante cinq (365) jours an d'accès à PsyOrgani-zer.
Le prix de l'abonnement est indiqué en TTC. Le Praticien a la possibilité de consulter le coût HT, TVA applicable, selon le forfait et les options choisis en cliquant sur " Détail ".
Le forfait mensuel est de cinquante cinq euro hors taxe (55€ HT), soit cinquante neuf euro et soixante huit centimes toutes taxes comprises (59,68€ TTC) à île de la Réunion et de soixante six euro toutes taxes comprises (66€ TTC) en France métropolitaine.
Le forfait annuel est de cinq cent cinquante euro hors taxe (550€ HT), soit cinq cent quatre-vingt seize euro et soixante quinze centimes toutes taxes comprises (596,75€ TTC) à île de la Réunion et de six cent soixante euro toutes taxes comprises (660€ TTC) en France métropolitaine. .
Le taux de TVA est de 8,5 % à l'île de la Réunion et de 20,0 % en France métropolitaine.
SÉCURITÉ DES MOYENS DE PAIEMENT
PsyApps s'appuie sur la solution ProAbono pour gérer les abonnements, les factures et déclencher des ordres de prélèvements. ProAbono s'appuie sur Braintree pour capter, stocker et sécuriser les données bancaires des clients de PsyApps. Braintree est certifié PCI-DSS de niveau 1 qui est le plus haut niveau de certification.
Il est procédé au chiffrement des communications http à l'aide d'un certificat SSL. Les données sensibles transitent et sont stockées par les serveurs certifiés PCI-DSS de Braintree.
Les informations bancaires sont composées d'un numéro de carte, avec une date de fin de validité, et un cryptogramme de sécurité présent au dos de la carte. Lors d'un paiement, ces données sont vérifiées mais ne sont pas stockées sur les serveurs de PsyApps.
Le protocole TLS est utilisé sur les canaux HTTPS.
DÉLAI DE PAIEMENT
Le délai de paiement ne peut dépasser quarante-cinq (45) jours à compter de la date d'émission de la facture, conformément aux dispositions du Code du Commerce.
DÉFAUT DE PAIEMENT
Le défaut de paiement à l'issue du délai susvisé entraîne la fermeture du compte chez PsyApps ainsi que la résiliation du contrat entre la société PsyApps et le Praticien.
Un courrier électronique est envoyé au Praticien dix (10) jours après constatation du défaut de paiement par la société PsyApps, lui expliquant quels autres moyens de paiement sont à sa dis-position. En l'absence de régularisation au bout de quinze (15) jours, la société PsyApps s'engage à contacter le Client pour tout moyen aux fins de proposition de solutions.
PÉNALITÉS DE RETARD
Les pénalités de retard en cas de défaut de paiement sont fixées à dix (10) % du montant de la facture en souffrance par mois de retard de paiement. Ces pénalités de retard sont exigibles de plein droit et sans qu'un rappel par la société PsyApps ne soit nécessaire.
INDEMNITÉ FORFAITAIRE DE RECOUVREMENT
En cas de défaut de paiement, il est convenu une indemnité forfaitaire de frais de recouvre-ment de quarante (40) euros en cas de retard de paiement. Cette indemnité est exigible de plein droit et sans qu'un rappel par la société PsyApps ne soit nécessaire.
FACTURATION
Une facture est adressée chaque mois au Client en cas d'abonnement mensuel et une (1) fois par an en cas d'abonnement annuel.
DROIT DE RÉTRACTATION
Il est rappelé au Praticien que le droit de rétractation entre professionnels s'applique unique-ment sur les contrats de prestation de services ou de vente de biens conclus hors établisse-ment, dont l'objet n'entre pas dans le champ d'activité principale de l'entreprise cliente et lorsque le client professionnel n'emploie pas plus de 5 salariés.
CHOIX DE L'ABONNEMENT
Le Praticien sélectionne l'abonnement auquel et/ou à laquelle il souhaite souscrire en cliquant sur le bouton " Choisir ". Un écran apparaît dès que le Praticien clique sur le bouton " Choisir ". Le Praticien est alors informé de la composition ainsi que du prix de son abonnement. Le Praticien a la possibilité de modifier son abonnement et d'ajouter des options à sa commande initiale.
Passé cette étape, le Praticien poursuit sa commande en cliquant sur " Poursuivre ".
VALIDATION DE LA COMMANDE
En cliquant sur " Poursuivre ", un récapitulatif de la commande apparaît. Le Praticien est alors invité à vérifier les données rentrées au cours du processus de commande en cliquant sur " Dé-tail ". Un bouton cliquable " Retour " est mis à disposition du Praticien, permettant de corriger ses erreurs éventuelles. Ainsi, le Praticien est en mesure d'accéder au récapitulatif de sa com-mande et, le cas échéant, de la modifier avant de la confirmer, le protégeant de toute erreur de manipulation et lui évitant d'être engagé sans l'avoir expressément voulu.
A cette étape, il est demandé au Praticien d'accepter les présentes CGVU via une case à cocher, non cochée par défaut, accompagnée de la mention " j'ai pris connaissance des CGVU et je les accepte sans réserve ", lesquelles sont accessibles via un lien hypertexte. Le Praticien a la possibilité d'imprimer et de sauvegarder les CGVU lorsqu'il clique sur le lien hypertexte lui permettant d'en prendre connaissance. Avant validation, une case à cocher avec " Je renonce à mon droit de rétractation ".
Le Praticien ne peut valider sa commande qu'après avoir accepté les CGVU.
Une copie des CGVU est adressée au Praticien dans le mail d'accusé de réception de sa com-mande et de son paiement. Les CGVU sont également accessibles depuis la page d'accueil du site Internet www.psyapps.io et imprimables par le Praticien.
PAIEMENT
Le Praticien procède au paiement de la commande en cliquant sur " Commande avec obligation de paiement " et de ce fait reconnait explicitement son obligation de paiement. Il est ensuite procédé au paiement à l'expiration d'un délai de sept (7) jours.
Le paiement se fait par carte bancaire ou par mandat SEPA, selon le moyen de paiement choisi par le Praticien. Un formulaire doit être alors complété par le Praticien, selon le choix du moyen de paiement. Les données demandées dans chaque formulaire sont uniquement celles nécessaires au paiement, selon que le Praticien ait choisi la carte bancaire ou le mandat SEPA.
Les débits ou prélèvement sont renouvelé automatiquement, à la date d'anniversaire du paie-ment, tant que le Praticien ne désactive pas son compte PsyOrganizer. Le Praticien est informé du renouvellement de son abonnement, et de la possibilité d'y mettre quinze (15) jours avant la date d'anniversaire du paiement, en cas d'abonnement mensuel. Le Praticien est informé du renouvellement de son abonnement, et de la possibilité d'y mettre fin un (1) mois avant la date d'anniversaire du paiement, en cas d'abonnement annuel. Cette information se fait par courrier électronique, l'adresse mail utilisée est celle renseignée par le Praticien lors de la création de son compte.
PRIX ET DURÉE
L'abonnement mensuel donne droit à trente (30) jours d'accès par mois à PsyOrganizer.
L'abonnement annuel donne droit à trois cent soixante cinq (365) jours an d'accès à PsyOrgani-zer.
Le prix de l'abonnement est indiqué en TTC. Le Praticien a la possibilité de consulter le coût HT, TVA applicable, selon le forfait et les options choisis en cliquant sur " Détail ".
Le forfait mensuel est de cinquante cinq euro hors taxe (55€ HT), soit cinquante neuf euro et soixante huit centimes toutes taxes comprises (59,68€ TTC) à île de la Réunion et de soixante six euro toutes taxes comprises (66€ TTC) en France métropolitaine.
Le forfait annuel est de cinq cent cinquante euro hors taxe (550€ HT), soit cinq cent quatre-vingt seize euro et soixante quinze centimes toutes taxes comprises (596,75€ TTC) à île de la Réunion et de six cent soixante euro toutes taxes comprises (660€ TTC) en France métropolitaine. .
Le taux de TVA est de 8,5 % à l'île de la Réunion et de 20,0 % en France métropolitaine.
SÉCURITÉ DES MOYENS DE PAIEMENT
PsyApps s'appuie sur la solution ProAbono pour gérer les abonnements, les factures et déclencher des ordres de prélèvements. ProAbono s'appuie sur Braintree pour capter, stocker et sécuriser les données bancaires des clients de PsyApps. Braintree est certifié PCI-DSS de niveau 1 qui est le plus haut niveau de certification.
Il est procédé au chiffrement des communications http à l'aide d'un certificat SSL. Les données sensibles transitent et sont stockées par les serveurs certifiés PCI-DSS de Braintree.
Les informations bancaires sont composées d'un numéro de carte, avec une date de fin de validité, et un cryptogramme de sécurité présent au dos de la carte. Lors d'un paiement, ces données sont vérifiées mais ne sont pas stockées sur les serveurs de PsyApps.
Le protocole TLS est utilisé sur les canaux HTTPS.
DÉLAI DE PAIEMENT
Le délai de paiement ne peut dépasser quarante-cinq (45) jours à compter de la date d'émission de la facture, conformément aux dispositions du Code du Commerce.
DÉFAUT DE PAIEMENT
Le défaut de paiement à l'issue du délai susvisé entraîne la fermeture du compte chez PsyApps ainsi que la résiliation du contrat entre la société PsyApps et le Praticien.
Un courrier électronique est envoyé au Praticien dix (10) jours après constatation du défaut de paiement par la société PsyApps, lui expliquant quels autres moyens de paiement sont à sa dis-position. En l'absence de régularisation au bout de quinze (15) jours, la société PsyApps s'engage à contacter le Client pour tout moyen aux fins de proposition de solutions.
PÉNALITÉS DE RETARD
Les pénalités de retard en cas de défaut de paiement sont fixées à dix (10) % du montant de la facture en souffrance par mois de retard de paiement. Ces pénalités de retard sont exigibles de plein droit et sans qu'un rappel par la société PsyApps ne soit nécessaire.
INDEMNITÉ FORFAITAIRE DE RECOUVREMENT
En cas de défaut de paiement, il est convenu une indemnité forfaitaire de frais de recouvre-ment de quarante (40) euros en cas de retard de paiement. Cette indemnité est exigible de plein droit et sans qu'un rappel par la société PsyApps ne soit nécessaire.
FACTURATION
Une facture est adressée chaque mois au Client en cas d'abonnement mensuel et une (1) fois par an en cas d'abonnement annuel.
DROIT DE RÉTRACTATION
Il est rappelé au Praticien que le droit de rétractation entre professionnels s'applique unique-ment sur les contrats de prestation de services ou de vente de biens conclus hors établisse-ment, dont l'objet n'entre pas dans le champ d'activité principale de l'entreprise cliente et lorsque le client professionnel n'emploie pas plus de 5 salariés.
ARTICLE 4 : SAUVEGARDE
PsyApps utilise l'application de sauvegarde de données Kiwi Santé, éditée par Kiwi Backup. Kiwi Santé répond aux obligations légales imposées par l’ASIP Santé (cryptage additionnel, envoi de clé par SMS à un numéro authentifié pour les restaurations et hébergement agréé données de santé). Ainsi, Kiwi Santé est hébergée dans les Data Centers OVH agréés HDS. Les données sont stockées en France, à Roubaix, sur deux (2) équipements différents.
PsyApps utilise l'application de sauvegarde de données Kiwi Santé, éditée par Kiwi Backup. Kiwi Santé répond aux obligations légales imposées par l’ASIP Santé (cryptage additionnel, envoi de clé par SMS à un numéro authentifié pour les restaurations et hébergement agréé données de santé). Ainsi, Kiwi Santé est hébergée dans les Data Centers OVH agréés HDS. Les données sont stockées en France, à Roubaix, sur deux (2) équipements différents.
ARTICLE 5 : LICENCE
PsyOrganizer est la propriété exclusive de PsyApps et est protégé par la législation française sur le droit d'auteur ainsi que sur le droit des marques. L’accès à PsyOrganizer n’entraîne aucune cession des droits susvisés.
PsyApps concède au Praticien un droit personnel, non cessible et non exclusif, d’utilisation de PsyOrganizer. En conséquence, le Praticien s’interdit de copier, reproduire, modifier, distribuer, afficher ou vendre, par quelque procédé ou forme que ce soit, en tout ou partie, de PsyOrganizer, et pour toute autre finalité, sans l’autorisation préalable et écrite de PsyApps.
En cas d’utilisation illégale ou non autorisée de PsyOrganizer, PsyApps se réserve le droit de prendre toute mesure adéquate qu’elle estime nécessaire et, le cas échéant, d’intenter toute action en justice appropriée, et/ou signaler l’infraction aux autorités judiciaires et de police.
PsyOrganizer est la propriété exclusive de PsyApps et est protégé par la législation française sur le droit d'auteur ainsi que sur le droit des marques. L’accès à PsyOrganizer n’entraîne aucune cession des droits susvisés.
PsyApps concède au Praticien un droit personnel, non cessible et non exclusif, d’utilisation de PsyOrganizer. En conséquence, le Praticien s’interdit de copier, reproduire, modifier, distribuer, afficher ou vendre, par quelque procédé ou forme que ce soit, en tout ou partie, de PsyOrganizer, et pour toute autre finalité, sans l’autorisation préalable et écrite de PsyApps.
En cas d’utilisation illégale ou non autorisée de PsyOrganizer, PsyApps se réserve le droit de prendre toute mesure adéquate qu’elle estime nécessaire et, le cas échéant, d’intenter toute action en justice appropriée, et/ou signaler l’infraction aux autorités judiciaires et de police.
ARTICLE 6 : RGPD
INFORMATION PRÉALABLE
Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par PsyApps en qualité de responsable du traitement ont pour base juridique l'exécution d'un contrat auquel le Praticien est parti ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci.
Les destinataires de vos données sont :
Le Praticien peut également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, s'il constate un manquement de PsyApps au RGPD ou en cas de défaut de réponse de PsyApps à une demande d'exercice de ses droits. PsyApps dispose d'un délai de un (1) mois pour répondre à une demande. Au besoin, ce délai peut être prorogé de deux (2) mois, compte tenu de leur complexité et du nombre de demandes qui lui sont adressées.
Les données à caractère personnel relatives au Praticien ne peuvent ne sont pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Pour autant, les données nécessaires à la preuve d'un droit ou d'un contrat sont archivées par les services de PsyApps conformément aux délais de prescription en vigueur. PsyApps s'engage à ce que sa procédure d'archivage soit conforme aux recommandations de la CNIL en matière de gestion des durées de conservation. Ces données sont ainsi archivées avec accès restreint jusqu'à expiration des délais de prescription en vigueur. Les données du Praticien utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale.
PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL
Définition des rôles et des responsabilités
Les données à caractère personnel enregistrées dans PsyOrganizer, par le Praticien concernant le Patient ou par le Patient lui-même, sont traitées par PsyApps, sous-traitant, pour le compte et sous-instruction de Praticien, responsable du traitement.
Il appartient au Praticien de respecter l'ensemble des dispositions du RGPD en qualité du responsable du traitement. Le Praticien est responsable du dommage causé au Patient du fait d'une violation du RGPD. La responsabilité de PsyApps ne pourrait être engagée que dans la mesure où le fait qui a provoqué le dommage n'est pas exclusivement imputable au Praticien, notamment en raison du non-respect des conditions d'utilisation de PsyOrganizer.
PsyApps est uniquement responsable du traitement pour les données à caractère personnel concernant le Praticien, enregistrées dans PsyOrganizer, et traitées dans le cadre de la gestion de ses fichiers clients et prospects.
Données concernant le Patient
Les données à caractère personnel concernant les Patients sont : prénom, nom, date de naissance, homme/femme, numéro de téléphone fixe et portable, email, adresse, code postal adresse, ville pays, date d'émancipation, parcours scolaire, date et heure de RDV avec le Praticien.
Ces données permettent de créer une fiche administrative du Patient. Seules les données " Prénom ", " nom ", " Date de naissance " sont obligatoires. Elles permettent de créer dans PsyOrganizer le canevas temporel du parcours de vie. Ces données à caractère personnel sont essentielles pour le fonctionnement de PsyOrganizer.
La donnée " parcours scolaire " est également essentielle mais ne constitue pas un champ obligatoire. Elle permet de situé le Patient dans le temps et de solliciter sa mémoire autobiographique.
La donnée " date d'émancipation " permet au Patient d'avoir un repère temporel et de modifier l'intitulé des trajectoires qui correspondent à la vie adulte, laquelle est réglée par défaut à dix-huit (18) ans.
La donnée " homme/femme " permet uniquement l'affichage de fiche administrative avec des couleurs différentes, en fonction du sexe des personnes.
Les fonctionnalités " note libre " et " texte libre " sont un espace permettant au Patient de renseigner librement des informations le concernant, afin de répondre aux nombreux besoins des différentes approches de la psychanalyse.
Notes personnelles du Praticien
PsyOrganizer permet au Praticien de saisir des notes personnelles (ci-après " Notes ") lors des séances avec le Patient, dans le module " Le Fil d'Entretien ".
Le module " Le Fil d'Entretien " permet de :
Une note est composée d'un texte formaté, d'un titre et d'une date de création. Il s'agit d'informations prises par le Praticien pour son seul usage, non transmises à des tiers, professionnels ou non, détruites lorsque le Praticien cesse d'intervenir dans la prise en charge du Pa-tient et si elles n'ont pas contribué à cette prise en charge. Ces notes ne sont pas accessibles au Patient ni à des tiers, hors procédure judiciaire.
Opérations réalisées sur les données et finalité du traitement
Les clauses suivantes ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles PsyApps s'engage à effectuer pour le compte du Praticien, pour toute la durée son abonnement, les opérations suivantes :
Les traitements mis en œuvre par le Praticien, dans le cadre de l'utilisation de PsyOrganizer, ont pour unique finalité le diagnostic et la prise en charge thérapeutique.
Les catégories de personnes concernées sont les Patients.
Obligations de PsyApps
PsyApps s'engage à :
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du Praticien, quant à la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données à caractère personnel du Patient. Il appartient à PsyApps de s'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, PsyApps demeure pleinement responsable devant le Praticien de l'exécution par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.
Information des Patients
Le Praticien informe les Patients, au moment de la collecte des données, conformément aux articles 12 et 13 du RGPD. A cette fin, le module RGPD de PsyOrganizer propose au Praticien un formulaire à cocher par le Patient.
Consentement du Patient
Le Patient doit consentir au traitement de ses données de santé à caractère personnel sur un support numérique.
Les données à caractère personnel concernant la santé comprennent l'ensemble des données se rapportant à l'état de santé d'une personne concernée qui révèlent des informations sur l'état de santé physique ou mentale passé, présent ou futur de la personne concernée. Cela com-prend des informations sur la personne physique collectées lors de l'inscription de cette personne physique en vue de bénéficier de services de soins de santé ou lors de la prestation de ces services au sens de la directive 2011/24/UE du Parlement européen et du Conseil au bénéfice de cette personne physique; un numéro, un symbole ou un élément spécifique attribué à une personne physique pour l'identifier de manière unique à des fins de santé; des informations obtenues lors du test ou de l'examen d'une partie du corps ou d'une substance corporelle, y compris à partir de données génétiques et d'échantillons biologiques; et toute information con-cernant, par exemple, une maladie, un handicap, un risque de maladie, les antécédents médicaux, un traitement clinique ou l'état physiologique ou biomédical de la personne concernée, indépendamment de sa source, qu'elle provienne par exemple d'un médecin ou d'un autre professionnel de la santé, d'un hôpital, d'un dispositif médical ou d'un test de diagnostic in vitro.
Le Patient doit également consentir à la collecte de ses Habitudes de vie, dans la mesure où elles sont nécessaires à l'établissement d'un diagnostic, ainsi qu'à l'hébergement de ses Don-nées de santé à caractère personnel par un hébergeur de santé agréé. On entend par " Habitudes de vie " toute information se rattachant à la vie personnelle, familiale et professionnelle du Patient.
Ce module permet de matérialiser le consentement du Patient via une case à cocher, non co-chée par défaut. Le Patient a la possibilité de modifier ou de retirer son consentement à tout moment.
Le consentement suppose une démarche active du Patient. Ainsi, le Praticien fait son affaire personnelle de présenter son iPad au Patient, afin que ce dernier coche lui-même la case. Il est rappelé au Praticien que le fait de cocher la case au lieu et place du Patient entraîne l'invalidité de son consentement et aura notamment pour conséquence l'illicéité des traitements de don-nées à caractère personnel mis en œuvre dans PsyOrganizer.
Collaboration
Dans la mesure du possible, PsyApps aide le Praticien à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (y compris le pro-filage). Lorsque les Patients exercent auprès du PsyApps des demandes d'exercice de leurs droits, PsyApps s'engage à adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au Praticien.
PsyApps aide également le Praticien pour la réalisation d'analyses d'impact relative à la protection des données, concernant les traitements mis en œuvre dans le cadre de l'utilisation de PsyOrganizer. Le cas échéant, PsyApps aide le Praticien pour la réalisation de la consultation préalable de l'autorité de contrôle (la CNIL).
Notification des violations de données à caractère personnel
PsyApps notifie au Praticien toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de vingt-quatre (24) heures après en avoir pris connaissance et par courrier électro-nique. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Praticien, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de contrôle compétente.
Mesures de sécurité
PsyApps s'engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
Sort des données à caractère personnel
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, PsyApps s'engage à :
Au choix des parties :
Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information de PsyApps. Une fois détruites, PsyApps doit justifier par écrit de la destruction.
Délégué à la protection des données
PsyApps communique au Praticien le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s'il en a désigné un conformément à l'article 37 du RGPD.
Registre des catégories d'activités de traitement
PsyApps déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Praticien comprenant :
Sur demande, PsyApps communique au Praticien le registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour son compte.
Documentation
Sur demande de sa part, PsyApps met à la disposition du Praticien la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Praticien ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.
Obligations du Praticien
Le Praticien s'engage à :
INFORMATION PRÉALABLE
Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par PsyApps en qualité de responsable du traitement ont pour base juridique l'exécution d'un contrat auquel le Praticien est parti ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci.
Les destinataires de vos données sont :
- Le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
- Le personnel habilité des prestataires de PsyApps traitant pour son compte et sous son instruction des données à caractère personnel, à condition qu'un contrat un acte juridique équivalent, conforme à l'article 28 du Règlement Général à la Protection des données (RGPD), soit signé entre PsyApps et ce prestataire ;
- Les partenaires et sociétés extérieures à PysApps, à des fins commerciales ou non, sous réserve du consentement préalable du Praticien ;
- Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.
Le Praticien peut également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, s'il constate un manquement de PsyApps au RGPD ou en cas de défaut de réponse de PsyApps à une demande d'exercice de ses droits. PsyApps dispose d'un délai de un (1) mois pour répondre à une demande. Au besoin, ce délai peut être prorogé de deux (2) mois, compte tenu de leur complexité et du nombre de demandes qui lui sont adressées.
Les données à caractère personnel relatives au Praticien ne peuvent ne sont pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Pour autant, les données nécessaires à la preuve d'un droit ou d'un contrat sont archivées par les services de PsyApps conformément aux délais de prescription en vigueur. PsyApps s'engage à ce que sa procédure d'archivage soit conforme aux recommandations de la CNIL en matière de gestion des durées de conservation. Ces données sont ainsi archivées avec accès restreint jusqu'à expiration des délais de prescription en vigueur. Les données du Praticien utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale.
PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL
Définition des rôles et des responsabilités
Les données à caractère personnel enregistrées dans PsyOrganizer, par le Praticien concernant le Patient ou par le Patient lui-même, sont traitées par PsyApps, sous-traitant, pour le compte et sous-instruction de Praticien, responsable du traitement.
Il appartient au Praticien de respecter l'ensemble des dispositions du RGPD en qualité du responsable du traitement. Le Praticien est responsable du dommage causé au Patient du fait d'une violation du RGPD. La responsabilité de PsyApps ne pourrait être engagée que dans la mesure où le fait qui a provoqué le dommage n'est pas exclusivement imputable au Praticien, notamment en raison du non-respect des conditions d'utilisation de PsyOrganizer.
PsyApps est uniquement responsable du traitement pour les données à caractère personnel concernant le Praticien, enregistrées dans PsyOrganizer, et traitées dans le cadre de la gestion de ses fichiers clients et prospects.
Données concernant le Patient
Les données à caractère personnel concernant les Patients sont : prénom, nom, date de naissance, homme/femme, numéro de téléphone fixe et portable, email, adresse, code postal adresse, ville pays, date d'émancipation, parcours scolaire, date et heure de RDV avec le Praticien.
Ces données permettent de créer une fiche administrative du Patient. Seules les données " Prénom ", " nom ", " Date de naissance " sont obligatoires. Elles permettent de créer dans PsyOrganizer le canevas temporel du parcours de vie. Ces données à caractère personnel sont essentielles pour le fonctionnement de PsyOrganizer.
La donnée " parcours scolaire " est également essentielle mais ne constitue pas un champ obligatoire. Elle permet de situé le Patient dans le temps et de solliciter sa mémoire autobiographique.
La donnée " date d'émancipation " permet au Patient d'avoir un repère temporel et de modifier l'intitulé des trajectoires qui correspondent à la vie adulte, laquelle est réglée par défaut à dix-huit (18) ans.
La donnée " homme/femme " permet uniquement l'affichage de fiche administrative avec des couleurs différentes, en fonction du sexe des personnes.
Les fonctionnalités " note libre " et " texte libre " sont un espace permettant au Patient de renseigner librement des informations le concernant, afin de répondre aux nombreux besoins des différentes approches de la psychanalyse.
Notes personnelles du Praticien
PsyOrganizer permet au Praticien de saisir des notes personnelles (ci-après " Notes ") lors des séances avec le Patient, dans le module " Le Fil d'Entretien ".
Le module " Le Fil d'Entretien " permet de :
- Éditer une note ;
- Consulter les six (6) dernières notes du Patient ;
- Rechercher une note ;
- Scroller à travers les notes du Patient, par année et par mois.
Une note est composée d'un texte formaté, d'un titre et d'une date de création. Il s'agit d'informations prises par le Praticien pour son seul usage, non transmises à des tiers, professionnels ou non, détruites lorsque le Praticien cesse d'intervenir dans la prise en charge du Pa-tient et si elles n'ont pas contribué à cette prise en charge. Ces notes ne sont pas accessibles au Patient ni à des tiers, hors procédure judiciaire.
Opérations réalisées sur les données et finalité du traitement
Les clauses suivantes ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles PsyApps s'engage à effectuer pour le compte du Praticien, pour toute la durée son abonnement, les opérations suivantes :
- Recueillir, traiter, organiser, stocker et héberger des données à caractère personnel dans une application métier spécifique à la prise en charge clinique (au chevet du malade) ;
- Faire héberger les données à caractère personnel de santé chez un hébergeur de santé agréé.
Les traitements mis en œuvre par le Praticien, dans le cadre de l'utilisation de PsyOrganizer, ont pour unique finalité le diagnostic et la prise en charge thérapeutique.
Les catégories de personnes concernées sont les Patients.
Obligations de PsyApps
PsyApps s'engage à :
- Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l'objet de la sous-traitance ;
- Traiter ces données à conformément aux instructions documentées du Praticien. Si PsyApps considère qu'une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l'Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiate-ment le Praticien. En outre, si PsyApps est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Praticien de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle in-formation pour des motifs importants d'intérêt public
- Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
- s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation lé-gale appropriée de confidentialité
- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
- Prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les prin-cipes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du Praticien, quant à la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données à caractère personnel du Patient. Il appartient à PsyApps de s'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, PsyApps demeure pleinement responsable devant le Praticien de l'exécution par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.
Information des Patients
Le Praticien informe les Patients, au moment de la collecte des données, conformément aux articles 12 et 13 du RGPD. A cette fin, le module RGPD de PsyOrganizer propose au Praticien un formulaire à cocher par le Patient.
Consentement du Patient
Le Patient doit consentir au traitement de ses données de santé à caractère personnel sur un support numérique.
Les données à caractère personnel concernant la santé comprennent l'ensemble des données se rapportant à l'état de santé d'une personne concernée qui révèlent des informations sur l'état de santé physique ou mentale passé, présent ou futur de la personne concernée. Cela com-prend des informations sur la personne physique collectées lors de l'inscription de cette personne physique en vue de bénéficier de services de soins de santé ou lors de la prestation de ces services au sens de la directive 2011/24/UE du Parlement européen et du Conseil au bénéfice de cette personne physique; un numéro, un symbole ou un élément spécifique attribué à une personne physique pour l'identifier de manière unique à des fins de santé; des informations obtenues lors du test ou de l'examen d'une partie du corps ou d'une substance corporelle, y compris à partir de données génétiques et d'échantillons biologiques; et toute information con-cernant, par exemple, une maladie, un handicap, un risque de maladie, les antécédents médicaux, un traitement clinique ou l'état physiologique ou biomédical de la personne concernée, indépendamment de sa source, qu'elle provienne par exemple d'un médecin ou d'un autre professionnel de la santé, d'un hôpital, d'un dispositif médical ou d'un test de diagnostic in vitro.
Le Patient doit également consentir à la collecte de ses Habitudes de vie, dans la mesure où elles sont nécessaires à l'établissement d'un diagnostic, ainsi qu'à l'hébergement de ses Don-nées de santé à caractère personnel par un hébergeur de santé agréé. On entend par " Habitudes de vie " toute information se rattachant à la vie personnelle, familiale et professionnelle du Patient.
Ce module permet de matérialiser le consentement du Patient via une case à cocher, non co-chée par défaut. Le Patient a la possibilité de modifier ou de retirer son consentement à tout moment.
Le consentement suppose une démarche active du Patient. Ainsi, le Praticien fait son affaire personnelle de présenter son iPad au Patient, afin que ce dernier coche lui-même la case. Il est rappelé au Praticien que le fait de cocher la case au lieu et place du Patient entraîne l'invalidité de son consentement et aura notamment pour conséquence l'illicéité des traitements de don-nées à caractère personnel mis en œuvre dans PsyOrganizer.
Collaboration
Dans la mesure du possible, PsyApps aide le Praticien à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (y compris le pro-filage). Lorsque les Patients exercent auprès du PsyApps des demandes d'exercice de leurs droits, PsyApps s'engage à adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au Praticien.
PsyApps aide également le Praticien pour la réalisation d'analyses d'impact relative à la protection des données, concernant les traitements mis en œuvre dans le cadre de l'utilisation de PsyOrganizer. Le cas échéant, PsyApps aide le Praticien pour la réalisation de la consultation préalable de l'autorité de contrôle (la CNIL).
Notification des violations de données à caractère personnel
PsyApps notifie au Praticien toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de vingt-quatre (24) heures après en avoir pris connaissance et par courrier électro-nique. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Praticien, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de contrôle compétente.
Mesures de sécurité
PsyApps s'engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
- Utilisation du protocole TLS sur les canaux HTTPS ;
- Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
- Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
- Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des me-sures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
Sort des données à caractère personnel
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, PsyApps s'engage à :
Au choix des parties :
- détruire toutes les données à caractère personnel ou
- à renvoyer, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, toutes les données à caractère personnel au Praticien ou
- lorsque cela est techniquement possible à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement.
Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information de PsyApps. Une fois détruites, PsyApps doit justifier par écrit de la destruction.
Délégué à la protection des données
PsyApps communique au Praticien le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s'il en a désigné un conformément à l'article 37 du RGPD.
Registre des catégories d'activités de traitement
PsyApps déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Praticien comprenant :
- le nom et les coordonnées du Praticien pour le compte duquel il agit et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
- les catégories de traitements effectués pour le compte du Praticien ;
- le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;
- dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité tech-niques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
- utilisation du protocole TLS sur les canaux HTTPS ;
- des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
- des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
- une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traite-ment.
Sur demande, PsyApps communique au Praticien le registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour son compte.
Documentation
Sur demande de sa part, PsyApps met à la disposition du Praticien la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Praticien ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.
Obligations du Praticien
Le Praticien s'engage à :
- fournir à PsyAppps les données nécessaires au bon fonctionnement de PsyOrganizer ;
- respecter les conditions d'utilisation de PsyOrganizer ;
- n'utiliser l'application que pour l'établissement d'un diagnostic et la prise en charge thérapeutique des Patients ;
- à ne saisir dans PsyOrganizer que les informations nécessaires à l'établissement d'un diagnostic et à la prise en charge thérapeutique du Patient ;
- documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par PsyApps ;
- veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part PsyApps ;
- superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de PsyApps.
ARTICLE 7 : CONDITIONS D'UTILISATION
FORMULAIRE DE CONTACT
Après les écrans de présentation, le Praticien doit renseigner sur une page d'information les données à caractère personnelle obligatoires pour permettre la création de son compte :
Il passera au formulaire " Mieux vous connaître " via un bouton " Suivant ".
VALIDATION DE L'EMAIL
Lorsque le Praticien a validé son formulaire de contact un email lui est envoyé contenant un lien unique généré automatiquement.
Le Praticien doit cliquer sur ce lien pour valider son email. Ce lien le redirige vers une page web le remerciant de son action et lui indiquant qu'il peut continuer à utiliser PsyOrganizer.
FORMULAIRE " MIEUX VOUS CONNAITRE "
Un second écran " Mieux vous connaître " permet de collecter des données à des fins statis-tiques. Il fera appel à un web service pour pousser ces données chez PsyApps.
L'ensemble de ces données à caractère personnel sont facultatives. La non-communication de ces données est sans incidence quant au bon fonctionnement de PsyOrganizer.
Le Praticien renseigne :
Il passera à la page définir son code via un bouton " Suivant ".
PAGE DÉFINIR SON CODE
Le Praticien pourra définir un code à six (6) chiffres qui lui sera demandé à chaque ouverture de l'application.
Ce mode de connexion est à utiliser en parallèle avec le Touch ID si ce dernier est disponible sur PsyOrganizer, selon l'appareil utilisé par le Praticien.
CRÉATION DU LIEU DE TRAVAIL
Lorsque le Praticien aura défini son code ou paramétré Touch ID, il pourra commencer à utiliser PsyOrganizer. Le Praticien sera redirigé vers l'écran de création d'un Lieu de Travail. Tant que le Praticien n'a pas validé son email (cf. Formulaire de validation de l'email), il peut utiliser PsyOr-ganizer mais ne pourra ajouter qu'un seul Patient et un seul rendez-vous. Lorsqu'il arrive à cette limite le Praticien clic sur le bouton " créer " des différents objets lui montrera un pop-up " Vous devez valider votre email pour continuer à utiliser l'application ".
ACCÈS A PSYORGANIZER
Authentification
Il sera demandé au Praticien de s'authentifier à chaque accès à PsyOrganizer. Sauf si la dernière authentification a été faite il y a moins de deux (2) minutes. L'authentification se fait soit par code de six (6) chiffres, soit par Touch ID. Sur l'écran " Touch ID " un bouton " Annuler " permet au Praticien d'être redirigé vers une page pour entrer son code.
Le Praticien est informé que les tentatives de connexion sont limitées à trois (3), puis le compte sera mis en pause pendant cinq (5) minutes. Il pourra alors ressayer de nouveau trois (3) tentatives.
Si ces tentatives sont toujours infructueuses, le compte est bloqué et le Praticien est redirigé vers une page pour créer un nouveau code. Le Praticien devra alors taper sur " Mot de passe oublié ", accessible depuis l'écran de connexion. En cas de perte de son code, il est également demandé au Praticien de taper sur " Mot de passe oublié ". Lors du renouvelle-ment du code, il sera demandé au Praticien d'entrer l'email avec lequel il a créé son compte ainsi que sa date de naissance.
Si ces informations sont correctes, il pourra alors entrer son nouveau code à six (6) chiffres. Un email est adressé au Praticien indiquant qu'un changement de code a été fait. Une trace est gardée sur le serveur de PsyApps concernant ce changement. Le canal de communication entre les serveurs de PsyApps et PsyOrganizer est chiffré à l'aide d'une fonction de chiffrement sûre, via un algorithme public réputé fort dont la mise en œuvre logicielle est exempte de vul-nérabilité connue. PsyApps assure en outre la sécurité des clés privées.
Le code choisi par le Praticien est également chiffré et sera conservé en local sur l'appareil du Praticien. Le Praticien s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires quant à la confidentialité et la conservation de son code. Il supporte seul les conséquences qui pourraient résulter de l'utilisation de son code par des tiers, que cette utilisation soit autorisée ou non par le Praticien.
Touch ID
Touch ID est un service de lecture d'empreinte digitale proposé par Apple servant à déverrouiller son appareil iPhone, iPad et Macbook Pro, effectuer des achats dans l'App Store ou payer ses achats en ligne ou dans des boutiques physiques ou sur Internet avec le système Apple Pay.
Le Praticien peut utiliser Touch ID s'il l'a configuré sur son appareil. Apple est l'unique responsable du traitement pour les données traitées par Apple dans le cadre de l'utilisation Touch ID. Le gabarit de l'emprunte est conservé en local sur l'appareil du Praticien.
Concernant les mesures de sécurité prises par Apple : https://support.apple.com/fr-be/HT204587 Concernant l'engagement de confidentialité Apple : https://www.apple.com/befr/legal/privacy/fr-ww/
Le Praticien est informé que Touch ID permet de s'authentifier avec cinq (5) empreintes digi-tales différentes. Le Praticien est responsable de l'enregistrement de l'empreinte d'un tiers dans Touch ID. Il supporte seul les conséquences qui pourraient résulter de l'utilisation de PsyOrganizer par des tiers, que cette utilisation soit autorisée ou non par le Praticien.
VOL DU MATÉRIEL
En cas de vol du matériel sur lequel est installé PsyOrganizer, il peut joindre le Service Client de PsyApps pour lui demander de bloquer l'accès à l'application. PsyApps procède alors au blocage du compte jusqu'à demande contraire émanant du Praticien.
VÉRIFICATION DE L'ÉTAT DU CLIENT
Un script quotidien vérifie que :
Si l'application n'a pas pu joindre les serveurs depuis une (1) semaine, PsyOrganizer est bloquée. Le Praticien se retrouve alors sur un écran d'attente à la première connexion à PsyOrganizer. Au bout de quatre (4) jours de tentatives infructueuses de vérification, un message est adressé sous forme de pop-up lors de l'ouverture de l'application informant de contacter le Service Client de PsyApps afin de permettre l'accès à l'application. Pour authentifier le Praticien, le Service Client demande les mêmes éléments d'information que lors du renouvellement du code.
MODULE " PARAMETRAGE "
Ce module permet d'affiner le paramétrage de PsyOrganizer et d'ajuster également les informations de son profil.
Ainsi, le Praticien pourra :
Modifier son nom et prénom
Pour modifier son nom et prénom, le Praticien devra renseigner les nouveaux puis de sauvegarder les informations dans PsyOrganizer.
Changement d'email
Lors du changement de l'email du Praticien, il est demandé son code. Une fois son code validé, le Praticien peut modifier son email. En amont, PsyApps vérifie que cet email est bien unique dans nos ses bases. Un email est alors envoyé à cette nouvelle adresse avec un lien généré.
Le clic sur ce lien valide l'email choisi par le Praticien. Une trace de la demande de changement est gardée par PsyApps. Un email de confirmation qu'une demande de changement d'email a été faite est envoyé sur l'ancienne adresse mail du Praticien.
Changement de code
Pour changer son code le Praticien doit aller dans son écran de paramétrage, puis cliquer sur " Changer Mon Mot de Passe ". Il devra alors :
Puis un email confirme au Praticien que son code a été changé.
Accéder à son espace client
L'espace Client est géré par le logiciel ProAbono. L'accès au logiciel suppose une connexion Internet. Si aucune connexion n'est détectée lorsqu'il arrive sur cette page, une page d'information est alors affichée indiquant au Praticien qu'une connexion est nécessaire pour accéder à son espace client.
MODULE " ACCUEIL "
Le Praticien est informé que cliquer sur le bouton " Accéder au module " redirige vers le module du Patient. Le bouton " retour " du module redirige toujours vers la fiche Patient.
A partir de ce module le Praticien pourra créer un Patient. L'ouverture du formulaire de créa-tion suppose que le Praticien se positionne sur l'onglet " Patient " de PsyOrganizer, puis ouvre le formulaire via un slide qui arrive de droite.
Il pourra également créer un rendez-vous. L'ouverture du formulaire de création suppose que le Praticien se positionne sur l'onglet " Agenda " de PsyOrganizer, puis ouvre le formulaire via un slide qui arrive de droite.
Enfin, le Praticien peut depuis le module " Accueil " :
MODULE " GESTION DES PATIENTS "
Ce module permet au Praticien d'ajouter des Patients dans PsyOrganizer. Il lui sera également possible de consulter sa liste de Patients et d'en sélectionner afin d'accéder à la fiche détaillée du Patient qui aura ainsi sélectionné.
Création du Patient
La création se fait via un bouton positionné en bas de la liste et fixe. Ce bouton ouvre le formulaire de création en slide depuis la droite.
Le Praticien complète le formulaire création du Patient comme demandé dans PsyOrganizer et devra renseigner au minimum son nom, prénom ainsi que sa date de naissance. Dans ce module, le Praticien associe nécessairement le Patient à un Lieu de Travail. Avant la création du Patient, le formulaire du module RGPD est affiché et doit être coché par le Patient. Ainsi, chaque Pa-tient est informé comme cela est exigé aux articles 12 et 13 du RGPD.
Si le Praticien quitte le formulaire de création et qu'il a rempli les informations demandées, un pop-up apparait lui demandant s'il souhaite quitter ou enregistrer. Le Praticien doit cliquer sur " Enregistrer " pour finaliser la création du Patient dans PsyOrganizer, à défaut toutes les don-nées préalablement saisies seront perdues.
Éditer un Patient
Pour accéder à l'édition, le Praticien clique sur le bouton " Editer " en haut à droite de la fiche du Patient. L'ouverture du formulaire d'édition se fait via un slide qui arrive de la droite.
Supprimer un Patient
Le formulaire d'édition donnera également accès au bouton de suppression d'un Patient.
Pour supprimer un Patient, le Praticien clique sur ce bouton. Lors de la suppression, un Patient ne sera pas réellement supprimé de PsyOrganizer.
Le Patient sera mis dans " La corbeille " et il y aura un décompte de soixante (60) jours avant anonymisation des données à caractère personnel du Patient. Le Patient dans " La corbeille " est toujours réactivable par le Praticien.
Les données du Patient seront anonymisées à compter du soixante-et-unième (61ème) jour après sa suppression. Afin d'informer le Praticien, un message indiquant " Suppression définitive dans date Suppression + 60 jours " est alors ajoutée sur la fiche de ce Patient. Les données anonymisées sont inaccessibles pour le Praticien et PsyApps. Si le Patient revient, le Praticien devra alors recréer entièrement le Patient dans PsyOrganizer.
Archiver un Patient
Il sera possible pour le Praticien d'archiver un Patient via un bouton " Archiver " (près du bouton " Supprimer "). Lors de l'archivage d'un Patient celui-ci est tout simplement mis dans une liste avec un statut " archivé ". Il ne s'agit en aucun cas d'une suppression des données à caractère personnel du Patient. Le Patient restera accessible via le filtre " patients archivés " de la liste des Patients.
Le Praticien est informé que lorsqu'un Patient est archivé on ne peut que le réactiver unique-ment. Il ne sera pas possible pour le Praticien de modifier un Patient archivé.
Réactiver un Patient
Lorsqu'un Patient est archivé ou lorsqu'il est dans " La corbeille ", il est possible pour le Praticien de réactiver ce dernier via un simple clic sur le bouton " Réactivé ". Lors de la réactivation d'un Patient si le Lieu de Travail auquel il est associé a été également archivé, PsyOrganizer affiche la liste des Lieux de Travail actifs pour qu'il soit affecté à un nouveau Lieu de Travail.
Prendre un rendez-vous pour un Patient
Pour l'ouverture du formulaire de création, le Praticien devra d'abord se positionner sur l'onglet " Agenda " puis ouvrir le formulaire via un slide qui arrive de droite.
Voir tous les rendez-vous d'un Patient
Lors de l'ouverture de la fiche du Patient, une liste des rendez-vous est affichée. Ne sont accessibles que les trois (3) prochains rendez-vous du Patient sélectionné. Le premier de la liste correspondra au prochain rendez-vous. Ce rendez-vous sera affiché en rouge s'il se déroule le jour même. Le Praticien accède en scroll des prochains rendez-vous en bas de liste. Il peut accéder en scroll à tous ses rendez-vous passés dans le haut de la liste.
Filtrer les Patients
Le filtre par défaut est le filtre Alphabétique (ordre croissant). Le Praticien peut également filtrer les Patients en utilisant plusieurs critères :
Exécuter une recherche
Il est possible pour le Praticien d'exécuter une recherche de Patient. La recherche doit se faire plein texte dans :
MODULE " GESTION DES RDV "
Le Praticien pourra avoir des rendez-vous. Dans ce module il lui sera possible de consulter sa liste de rendez-vous et d'en sélectionner afin d'accéder à la fiche détaillée de ce rendez-vous.
L'Agenda affiche, en fonction du lieu de rendez-vous, la couleur associée au Lieu de Travail. La création, la suppression et la modification des rendez-vous respectent les mêmes axes que celle pour la création, la suppression et la modification de la fiche du Patient.
Créer un RDV
La création se fait via un bouton positionné en bas de la liste et fixe. Ce bouton ouvre le formulaire de création en slide depuis la droite.
Lors de la création d'un rendez-vous, le Praticien doit attacher ce dernier à un Patient et à un Lieu de Travail qui, par défaut, sera celui du Patient rattaché. Ensuite il sera obligatoire pour le Praticien de remplir les champs date de début et de fin ainsi que heure de début et de fin du rendez-vous.
Si le Praticien quitte le formulaire de création et qu'il a rempli les informations demandées, un pop-up apparait lui demandant s'il souhaite quitter ou enregistrer. Le Praticien doit cliquer sur " Enregistrer " pour finaliser la création du rendez-vous dans PsyOrganizer, à défaut toutes les données préalablement saisies seront perdues.
Éditer un RDV
Pour accéder à l'édition, le Praticien clique sur le bouton " Editer " en haut à droite de la fiche du Patient. L'ouverture du formulaire d'édition se fait via un slide qui arrive de la droite.
Supprimer un RDV
La suppression d'un rendez-vous se fait par le bouton " Supprimer " en haut à droite de la fiche détaillée du rendez-vous.
Voir le Patient associé un RDV
Un clic sur le Patient ouvre un slide de la droite montrant la fiche détaillée du Patient.
Voir le lieu de travail associé un RDV
Un clic sur le Lieu de Travail ouvre un slide de la droite montrant la fiche du Lieu de Travail.
Filtrer les RDV en fonction de la date
Un seul filtre sera disponible : La date minimale des rendez-vous. Tous les rendez-vous affichés auront une date supérieure ou égale à cette date. Par défaut, elle est initialisée à la date du jour.
Exécuter une recherche
Il est possible pour le Praticien d'exécuter une recherche de rendez-vous. La recherche doit se faire plein texte dans le nom du Patient, le prénom du Patient et la note du rendez-vous.
MODULE " GESTION DES LIEUX DE TRAVAIL "
Un Praticien peut avoir différents Lieux de Travail. Dans ce module, il lui sera possible de consulter sa liste de Lieux de Travail et d'en sélectionner afin d'accéder à la fiche détaillée de ce Lieu de Travail.
La création, la suppression et la modification des Lieux de Travail respectent les mêmes axes que celle pour la création, la suppression et la modification de la fiche du Patient.
Créer un Lieu de Travail
Le Praticien doit avoir au minimum complété les champs " Nom ", " Créneau horaire ", " Fonction ", " Ligne Adresse 1 ", " Ligne Adresse 2 ", " Code postal ", " Ville " et associer la couleur à ce Lieu de Travail.
Si le Praticien quitte le formulaire de création et qu'il a rempli les informations demandées, un pop-up apparait lui demandant s'il souhaite quitter ou enregistrer. Le Praticien doit cliquer sur " Enregistrer " pour finaliser la création du Lieu de Travail dans PsyOrganizer, à défaut toutes les données préalablement saisies seront perdues.
Éditer un Lieu de Travail
Pour accéder à l'édition, le Praticien clique sur le bouton " Editer " en haut à droite de la fiche du Patient. L'ouverture du formulaire d'édition se fait via un slide qui arrive de la droite.
Archivage d'un Lieu de Travail
Le Praticien est informé que l'archivage d'un Lieu de Travail implique l'archivage de tous les Patients associés à ce Lieu de Travail. Lors du déclenchement de cette action, un pop-up pro-pose au Praticien la possibilité de transférer ces Patients vers un autre Lieu de Travail non archi-vé. La seule action possible sur un Lieu de Travail archivé est le désarchivage. Les Lieux de Travail archivés sont visibles en filtrant la liste des Lieux de Travail sur " Lieux archivés ".
Désarchiver un Lieu de Travail
Le désarchivage d'un Lieu de Travail implique le désarchivage de tous les Patients associés à ce Lieu de Travail. Le Praticien a également la possibilité au Praticien de désarchiver le Lieu de Travail sans désarchiver les Patients associés. Il peut aussi demander à désarchiver tous les Patients archivés qui ne sont supprimés (anonymisation) associés à ce Lieu de Travail.
MODULE " LE FIL D'ENTRETIEN "
Le Fil d'Entretien est un ensemble de Notes. Lors de l'ouverture du module, le Praticien arrive-ra sur la liste des Notes classée de la plus récente à la plus ancienne. Aucune fonction de tri n'est associée à cette liste.
Exécuter une recherche
Le Praticien a la possibilité d'exécuter une recherche dans les Notes. La recherche se fera sur le contenu de chaque Note et ses mots clés.
Créer une note
Pour créer une Note, le Praticien clique sur le bouton " créer une note pour cette séance " (en bas).
Éditer une Note
Le Praticien est informé que l'édition des Notes qui ne sont pas du jour est possible mais via un clic sur le bouton " Edition ". Cependant, lorsqu'on sélectionne la Note du jour elle s'ouvre directement en mode édition.
Suppression d'une Note
La suppression des Notes n'est pas possible sauf celle du jour.
L'enregistrement des Notes est automatique lors de l'édition et a lieu toutes les trente (30) secondes.
MODULE " RÉSUME PATIENT "
Le Résumé Patient permet au Praticien d'avoir une vue globale du Patient.
Ce module consiste uniquement en l'affichage des éléments suivants :
MODULE " DEMANDE "
Lors d'une consultation, en général, le Patient a un sujet particulier qu'il souhaite traiter. Le Praticien formalisera ce sujet via le module " Demande ".
Le Praticien est informé qu'il n'est pas possible d'avoir plus d'une Demande non clôturée en cours.
Une demande est composée de plusieurs Questions. Chaque Question a un ordre, une réponse et un statut. La demande est aussi composée d'une fonction " note libre ", d'une date de création, d'une date de clôture et d'un statut à savoir " en cours " ou " clôturée ".
Une Réponse peut être à choix unique, à choix multiple, ou un texte libre. Lors-qu'une Réponse a été apporté, le statut de la Question passe à " répondu ".
Affichage de la liste des Demandes
Pour afficher la liste des Demandes, sur l'écran du module Patient, le Praticien clique sur l'icône " Demandes " et fait arriver la liste des Demandes en slide de la droite. Sont affichées uniquement les trois (3) dernières Demandes classées de la plus récente à la plus ancienne. Les autres Demandes sont accessibles via scroll. Il est rappelé au Praticien qu'il n'est pas possible d'avoir plus d'une Demande " en cours " et que celle-ci sera obligatoirement la dernière Demande.
Pour créer une nouvelle Demande, le Praticien clique sur le bouton " Nouvelle Demande ". Le Praticien peut voir le détail de chaque Demande en cliquant sur le lien dirigeant vers la vue détail.
Vue détail d'une Demande
Le Praticien peut accéder aux Demandes clôturées. Les demandes clôturées ne sont pas éditables ni supprimables. Cependant, lorsqu'il n'y a pas de Demandes " en cours ", la dernière Demande clôturée est éditable.
Les Demandes " en cours " peuvent être clôturées. Lors de la clôture un pop-up indique que les informations vont être figées. Le bouton de clôture est situé en dessous du bouton de la note libre.
FORMULAIRE DE CONTACT
Après les écrans de présentation, le Praticien doit renseigner sur une page d'information les données à caractère personnelle obligatoires pour permettre la création de son compte :
- Indiquer son Nom
- Indiquer son Prénom
- Indiquer son Email
- Indiquer sa date de naissance (servira pour renouveler son mot de passe 6 chiffres)
Il passera au formulaire " Mieux vous connaître " via un bouton " Suivant ".
VALIDATION DE L'EMAIL
Lorsque le Praticien a validé son formulaire de contact un email lui est envoyé contenant un lien unique généré automatiquement.
Le Praticien doit cliquer sur ce lien pour valider son email. Ce lien le redirige vers une page web le remerciant de son action et lui indiquant qu'il peut continuer à utiliser PsyOrganizer.
FORMULAIRE " MIEUX VOUS CONNAITRE "
Un second écran " Mieux vous connaître " permet de collecter des données à des fins statis-tiques. Il fera appel à un web service pour pousser ces données chez PsyApps.
L'ensemble de ces données à caractère personnel sont facultatives. La non-communication de ces données est sans incidence quant au bon fonctionnement de PsyOrganizer.
Le Praticien renseigne :
- Courants
- Code Postal
- Nombre Moyen de patients par jour
- Combien de séances viennent vos patients en moyenne
Il passera à la page définir son code via un bouton " Suivant ".
PAGE DÉFINIR SON CODE
Le Praticien pourra définir un code à six (6) chiffres qui lui sera demandé à chaque ouverture de l'application.
Ce mode de connexion est à utiliser en parallèle avec le Touch ID si ce dernier est disponible sur PsyOrganizer, selon l'appareil utilisé par le Praticien.
CRÉATION DU LIEU DE TRAVAIL
Lorsque le Praticien aura défini son code ou paramétré Touch ID, il pourra commencer à utiliser PsyOrganizer. Le Praticien sera redirigé vers l'écran de création d'un Lieu de Travail. Tant que le Praticien n'a pas validé son email (cf. Formulaire de validation de l'email), il peut utiliser PsyOr-ganizer mais ne pourra ajouter qu'un seul Patient et un seul rendez-vous. Lorsqu'il arrive à cette limite le Praticien clic sur le bouton " créer " des différents objets lui montrera un pop-up " Vous devez valider votre email pour continuer à utiliser l'application ".
ACCÈS A PSYORGANIZER
Authentification
Il sera demandé au Praticien de s'authentifier à chaque accès à PsyOrganizer. Sauf si la dernière authentification a été faite il y a moins de deux (2) minutes. L'authentification se fait soit par code de six (6) chiffres, soit par Touch ID. Sur l'écran " Touch ID " un bouton " Annuler " permet au Praticien d'être redirigé vers une page pour entrer son code.
Le Praticien est informé que les tentatives de connexion sont limitées à trois (3), puis le compte sera mis en pause pendant cinq (5) minutes. Il pourra alors ressayer de nouveau trois (3) tentatives.
Si ces tentatives sont toujours infructueuses, le compte est bloqué et le Praticien est redirigé vers une page pour créer un nouveau code. Le Praticien devra alors taper sur " Mot de passe oublié ", accessible depuis l'écran de connexion. En cas de perte de son code, il est également demandé au Praticien de taper sur " Mot de passe oublié ". Lors du renouvelle-ment du code, il sera demandé au Praticien d'entrer l'email avec lequel il a créé son compte ainsi que sa date de naissance.
Si ces informations sont correctes, il pourra alors entrer son nouveau code à six (6) chiffres. Un email est adressé au Praticien indiquant qu'un changement de code a été fait. Une trace est gardée sur le serveur de PsyApps concernant ce changement. Le canal de communication entre les serveurs de PsyApps et PsyOrganizer est chiffré à l'aide d'une fonction de chiffrement sûre, via un algorithme public réputé fort dont la mise en œuvre logicielle est exempte de vul-nérabilité connue. PsyApps assure en outre la sécurité des clés privées.
Le code choisi par le Praticien est également chiffré et sera conservé en local sur l'appareil du Praticien. Le Praticien s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires quant à la confidentialité et la conservation de son code. Il supporte seul les conséquences qui pourraient résulter de l'utilisation de son code par des tiers, que cette utilisation soit autorisée ou non par le Praticien.
Touch ID
Touch ID est un service de lecture d'empreinte digitale proposé par Apple servant à déverrouiller son appareil iPhone, iPad et Macbook Pro, effectuer des achats dans l'App Store ou payer ses achats en ligne ou dans des boutiques physiques ou sur Internet avec le système Apple Pay.
Le Praticien peut utiliser Touch ID s'il l'a configuré sur son appareil. Apple est l'unique responsable du traitement pour les données traitées par Apple dans le cadre de l'utilisation Touch ID. Le gabarit de l'emprunte est conservé en local sur l'appareil du Praticien.
Concernant les mesures de sécurité prises par Apple : https://support.apple.com/fr-be/HT204587 Concernant l'engagement de confidentialité Apple : https://www.apple.com/befr/legal/privacy/fr-ww/
Le Praticien est informé que Touch ID permet de s'authentifier avec cinq (5) empreintes digi-tales différentes. Le Praticien est responsable de l'enregistrement de l'empreinte d'un tiers dans Touch ID. Il supporte seul les conséquences qui pourraient résulter de l'utilisation de PsyOrganizer par des tiers, que cette utilisation soit autorisée ou non par le Praticien.
VOL DU MATÉRIEL
En cas de vol du matériel sur lequel est installé PsyOrganizer, il peut joindre le Service Client de PsyApps pour lui demander de bloquer l'accès à l'application. PsyApps procède alors au blocage du compte jusqu'à demande contraire émanant du Praticien.
VÉRIFICATION DE L'ÉTAT DU CLIENT
Un script quotidien vérifie que :
- Le Praticien n'a pas changé d'email ;
- Le Praticien est à jour dans ces paiements ;
- Le Praticien n'a pas un compte bloqué.
Si l'application n'a pas pu joindre les serveurs depuis une (1) semaine, PsyOrganizer est bloquée. Le Praticien se retrouve alors sur un écran d'attente à la première connexion à PsyOrganizer. Au bout de quatre (4) jours de tentatives infructueuses de vérification, un message est adressé sous forme de pop-up lors de l'ouverture de l'application informant de contacter le Service Client de PsyApps afin de permettre l'accès à l'application. Pour authentifier le Praticien, le Service Client demande les mêmes éléments d'information que lors du renouvellement du code.
MODULE " PARAMETRAGE "
Ce module permet d'affiner le paramétrage de PsyOrganizer et d'ajuster également les informations de son profil.
Ainsi, le Praticien pourra :
- Modifier son nom ;
- Modifier son prénom ;
- Modifier son email ;
- Modifier son code ;
- Accéder à son espace client ;
- Résilier son forfait.
Modifier son nom et prénom
Pour modifier son nom et prénom, le Praticien devra renseigner les nouveaux puis de sauvegarder les informations dans PsyOrganizer.
Changement d'email
Lors du changement de l'email du Praticien, il est demandé son code. Une fois son code validé, le Praticien peut modifier son email. En amont, PsyApps vérifie que cet email est bien unique dans nos ses bases. Un email est alors envoyé à cette nouvelle adresse avec un lien généré.
Le clic sur ce lien valide l'email choisi par le Praticien. Une trace de la demande de changement est gardée par PsyApps. Un email de confirmation qu'une demande de changement d'email a été faite est envoyé sur l'ancienne adresse mail du Praticien.
Changement de code
Pour changer son code le Praticien doit aller dans son écran de paramétrage, puis cliquer sur " Changer Mon Mot de Passe ". Il devra alors :
- Entrer son ancien code ;
- Entrer le nouveau code ;
- Confirmer le nouveau code.
Puis un email confirme au Praticien que son code a été changé.
Accéder à son espace client
L'espace Client est géré par le logiciel ProAbono. L'accès au logiciel suppose une connexion Internet. Si aucune connexion n'est détectée lorsqu'il arrive sur cette page, une page d'information est alors affichée indiquant au Praticien qu'une connexion est nécessaire pour accéder à son espace client.
MODULE " ACCUEIL "
Le Praticien est informé que cliquer sur le bouton " Accéder au module " redirige vers le module du Patient. Le bouton " retour " du module redirige toujours vers la fiche Patient.
A partir de ce module le Praticien pourra créer un Patient. L'ouverture du formulaire de créa-tion suppose que le Praticien se positionne sur l'onglet " Patient " de PsyOrganizer, puis ouvre le formulaire via un slide qui arrive de droite.
Il pourra également créer un rendez-vous. L'ouverture du formulaire de création suppose que le Praticien se positionne sur l'onglet " Agenda " de PsyOrganizer, puis ouvre le formulaire via un slide qui arrive de droite.
Enfin, le Praticien peut depuis le module " Accueil " :
- Voir ces prochains rendez-vous ;
- Accéder à sa gestion de Patients ;
- Accéder à sa gestion de rendez-vous ;
- Accéder à sa gestion de Lieux de Travail ;
- Accéder à la modification de ses paramétrages.
MODULE " GESTION DES PATIENTS "
Ce module permet au Praticien d'ajouter des Patients dans PsyOrganizer. Il lui sera également possible de consulter sa liste de Patients et d'en sélectionner afin d'accéder à la fiche détaillée du Patient qui aura ainsi sélectionné.
Création du Patient
La création se fait via un bouton positionné en bas de la liste et fixe. Ce bouton ouvre le formulaire de création en slide depuis la droite.
Le Praticien complète le formulaire création du Patient comme demandé dans PsyOrganizer et devra renseigner au minimum son nom, prénom ainsi que sa date de naissance. Dans ce module, le Praticien associe nécessairement le Patient à un Lieu de Travail. Avant la création du Patient, le formulaire du module RGPD est affiché et doit être coché par le Patient. Ainsi, chaque Pa-tient est informé comme cela est exigé aux articles 12 et 13 du RGPD.
Si le Praticien quitte le formulaire de création et qu'il a rempli les informations demandées, un pop-up apparait lui demandant s'il souhaite quitter ou enregistrer. Le Praticien doit cliquer sur " Enregistrer " pour finaliser la création du Patient dans PsyOrganizer, à défaut toutes les don-nées préalablement saisies seront perdues.
Éditer un Patient
Pour accéder à l'édition, le Praticien clique sur le bouton " Editer " en haut à droite de la fiche du Patient. L'ouverture du formulaire d'édition se fait via un slide qui arrive de la droite.
Supprimer un Patient
Le formulaire d'édition donnera également accès au bouton de suppression d'un Patient.
Pour supprimer un Patient, le Praticien clique sur ce bouton. Lors de la suppression, un Patient ne sera pas réellement supprimé de PsyOrganizer.
Le Patient sera mis dans " La corbeille " et il y aura un décompte de soixante (60) jours avant anonymisation des données à caractère personnel du Patient. Le Patient dans " La corbeille " est toujours réactivable par le Praticien.
Les données du Patient seront anonymisées à compter du soixante-et-unième (61ème) jour après sa suppression. Afin d'informer le Praticien, un message indiquant " Suppression définitive dans date Suppression + 60 jours " est alors ajoutée sur la fiche de ce Patient. Les données anonymisées sont inaccessibles pour le Praticien et PsyApps. Si le Patient revient, le Praticien devra alors recréer entièrement le Patient dans PsyOrganizer.
Archiver un Patient
Il sera possible pour le Praticien d'archiver un Patient via un bouton " Archiver " (près du bouton " Supprimer "). Lors de l'archivage d'un Patient celui-ci est tout simplement mis dans une liste avec un statut " archivé ". Il ne s'agit en aucun cas d'une suppression des données à caractère personnel du Patient. Le Patient restera accessible via le filtre " patients archivés " de la liste des Patients.
Le Praticien est informé que lorsqu'un Patient est archivé on ne peut que le réactiver unique-ment. Il ne sera pas possible pour le Praticien de modifier un Patient archivé.
Réactiver un Patient
Lorsqu'un Patient est archivé ou lorsqu'il est dans " La corbeille ", il est possible pour le Praticien de réactiver ce dernier via un simple clic sur le bouton " Réactivé ". Lors de la réactivation d'un Patient si le Lieu de Travail auquel il est associé a été également archivé, PsyOrganizer affiche la liste des Lieux de Travail actifs pour qu'il soit affecté à un nouveau Lieu de Travail.
Prendre un rendez-vous pour un Patient
Pour l'ouverture du formulaire de création, le Praticien devra d'abord se positionner sur l'onglet " Agenda " puis ouvrir le formulaire via un slide qui arrive de droite.
Voir tous les rendez-vous d'un Patient
Lors de l'ouverture de la fiche du Patient, une liste des rendez-vous est affichée. Ne sont accessibles que les trois (3) prochains rendez-vous du Patient sélectionné. Le premier de la liste correspondra au prochain rendez-vous. Ce rendez-vous sera affiché en rouge s'il se déroule le jour même. Le Praticien accède en scroll des prochains rendez-vous en bas de liste. Il peut accéder en scroll à tous ses rendez-vous passés dans le haut de la liste.
Filtrer les Patients
Le filtre par défaut est le filtre Alphabétique (ordre croissant). Le Praticien peut également filtrer les Patients en utilisant plusieurs critères :
- " Patients de Nom_Lieu_de_Travail " ;
- Filtre " Patients Archivés " qui montre les Patients archivés ;
- Filtre " Dans la corbeille " qui montre les Patients mis dans " La corbeille " ;
- Avec un décompte de jour affiché comme information avant anonymisation ;
- Lors de la sélection de ce Patient tout est grisé sauf un bouton " Récupérer " qui se situera à la place du bouton " Editer ". Cliquer sur ce bouton ouvrira une fenêtre de confirmation " Voulez-vous récupérer ce patient de la corbeille ? ".
Exécuter une recherche
Il est possible pour le Praticien d'exécuter une recherche de Patient. La recherche doit se faire plein texte dans :
- Le nom, le prénom, la note du Patient ;
- Certains éléments de la demande en cours : la difficulté, la nature prise en charge et le mot clé résumant le recueil brut de la prise en charge.
MODULE " GESTION DES RDV "
Le Praticien pourra avoir des rendez-vous. Dans ce module il lui sera possible de consulter sa liste de rendez-vous et d'en sélectionner afin d'accéder à la fiche détaillée de ce rendez-vous.
L'Agenda affiche, en fonction du lieu de rendez-vous, la couleur associée au Lieu de Travail. La création, la suppression et la modification des rendez-vous respectent les mêmes axes que celle pour la création, la suppression et la modification de la fiche du Patient.
Créer un RDV
La création se fait via un bouton positionné en bas de la liste et fixe. Ce bouton ouvre le formulaire de création en slide depuis la droite.
Lors de la création d'un rendez-vous, le Praticien doit attacher ce dernier à un Patient et à un Lieu de Travail qui, par défaut, sera celui du Patient rattaché. Ensuite il sera obligatoire pour le Praticien de remplir les champs date de début et de fin ainsi que heure de début et de fin du rendez-vous.
Si le Praticien quitte le formulaire de création et qu'il a rempli les informations demandées, un pop-up apparait lui demandant s'il souhaite quitter ou enregistrer. Le Praticien doit cliquer sur " Enregistrer " pour finaliser la création du rendez-vous dans PsyOrganizer, à défaut toutes les données préalablement saisies seront perdues.
Éditer un RDV
Pour accéder à l'édition, le Praticien clique sur le bouton " Editer " en haut à droite de la fiche du Patient. L'ouverture du formulaire d'édition se fait via un slide qui arrive de la droite.
Supprimer un RDV
La suppression d'un rendez-vous se fait par le bouton " Supprimer " en haut à droite de la fiche détaillée du rendez-vous.
Voir le Patient associé un RDV
Un clic sur le Patient ouvre un slide de la droite montrant la fiche détaillée du Patient.
Voir le lieu de travail associé un RDV
Un clic sur le Lieu de Travail ouvre un slide de la droite montrant la fiche du Lieu de Travail.
Filtrer les RDV en fonction de la date
Un seul filtre sera disponible : La date minimale des rendez-vous. Tous les rendez-vous affichés auront une date supérieure ou égale à cette date. Par défaut, elle est initialisée à la date du jour.
Exécuter une recherche
Il est possible pour le Praticien d'exécuter une recherche de rendez-vous. La recherche doit se faire plein texte dans le nom du Patient, le prénom du Patient et la note du rendez-vous.
MODULE " GESTION DES LIEUX DE TRAVAIL "
Un Praticien peut avoir différents Lieux de Travail. Dans ce module, il lui sera possible de consulter sa liste de Lieux de Travail et d'en sélectionner afin d'accéder à la fiche détaillée de ce Lieu de Travail.
La création, la suppression et la modification des Lieux de Travail respectent les mêmes axes que celle pour la création, la suppression et la modification de la fiche du Patient.
Créer un Lieu de Travail
Le Praticien doit avoir au minimum complété les champs " Nom ", " Créneau horaire ", " Fonction ", " Ligne Adresse 1 ", " Ligne Adresse 2 ", " Code postal ", " Ville " et associer la couleur à ce Lieu de Travail.
Si le Praticien quitte le formulaire de création et qu'il a rempli les informations demandées, un pop-up apparait lui demandant s'il souhaite quitter ou enregistrer. Le Praticien doit cliquer sur " Enregistrer " pour finaliser la création du Lieu de Travail dans PsyOrganizer, à défaut toutes les données préalablement saisies seront perdues.
Éditer un Lieu de Travail
Pour accéder à l'édition, le Praticien clique sur le bouton " Editer " en haut à droite de la fiche du Patient. L'ouverture du formulaire d'édition se fait via un slide qui arrive de la droite.
Archivage d'un Lieu de Travail
Le Praticien est informé que l'archivage d'un Lieu de Travail implique l'archivage de tous les Patients associés à ce Lieu de Travail. Lors du déclenchement de cette action, un pop-up pro-pose au Praticien la possibilité de transférer ces Patients vers un autre Lieu de Travail non archi-vé. La seule action possible sur un Lieu de Travail archivé est le désarchivage. Les Lieux de Travail archivés sont visibles en filtrant la liste des Lieux de Travail sur " Lieux archivés ".
Désarchiver un Lieu de Travail
Le désarchivage d'un Lieu de Travail implique le désarchivage de tous les Patients associés à ce Lieu de Travail. Le Praticien a également la possibilité au Praticien de désarchiver le Lieu de Travail sans désarchiver les Patients associés. Il peut aussi demander à désarchiver tous les Patients archivés qui ne sont supprimés (anonymisation) associés à ce Lieu de Travail.
MODULE " LE FIL D'ENTRETIEN "
Le Fil d'Entretien est un ensemble de Notes. Lors de l'ouverture du module, le Praticien arrive-ra sur la liste des Notes classée de la plus récente à la plus ancienne. Aucune fonction de tri n'est associée à cette liste.
Exécuter une recherche
Le Praticien a la possibilité d'exécuter une recherche dans les Notes. La recherche se fera sur le contenu de chaque Note et ses mots clés.
Créer une note
Pour créer une Note, le Praticien clique sur le bouton " créer une note pour cette séance " (en bas).
Éditer une Note
Le Praticien est informé que l'édition des Notes qui ne sont pas du jour est possible mais via un clic sur le bouton " Edition ". Cependant, lorsqu'on sélectionne la Note du jour elle s'ouvre directement en mode édition.
Suppression d'une Note
La suppression des Notes n'est pas possible sauf celle du jour.
L'enregistrement des Notes est automatique lors de l'édition et a lieu toutes les trente (30) secondes.
MODULE " RÉSUME PATIENT "
Le Résumé Patient permet au Praticien d'avoir une vue globale du Patient.
Ce module consiste uniquement en l'affichage des éléments suivants :
- Nom, prénom, date de naissance, âge, genre et note du Patient ;
- Les informations de la Demande (reprise des informations du module " Demande ", à sa-voir :
- L'origine, Mot clé, type de difficulté, conséquence, type de crise, nature de la prise en charge ;
- Les informations de PsyLife du Patient et du Fil d'Entretien, à savoir :
- Les deux (2) dernières Notes du fil d'entretien (inclus celui du jour) ;
- La mise à jour et l'ajout des évènements ou des crises de Psy-Life sur les quatre (4) dernières actions.
MODULE " DEMANDE "
Lors d'une consultation, en général, le Patient a un sujet particulier qu'il souhaite traiter. Le Praticien formalisera ce sujet via le module " Demande ".
Le Praticien est informé qu'il n'est pas possible d'avoir plus d'une Demande non clôturée en cours.
Une demande est composée de plusieurs Questions. Chaque Question a un ordre, une réponse et un statut. La demande est aussi composée d'une fonction " note libre ", d'une date de création, d'une date de clôture et d'un statut à savoir " en cours " ou " clôturée ".
Une Réponse peut être à choix unique, à choix multiple, ou un texte libre. Lors-qu'une Réponse a été apporté, le statut de la Question passe à " répondu ".
Affichage de la liste des Demandes
Pour afficher la liste des Demandes, sur l'écran du module Patient, le Praticien clique sur l'icône " Demandes " et fait arriver la liste des Demandes en slide de la droite. Sont affichées uniquement les trois (3) dernières Demandes classées de la plus récente à la plus ancienne. Les autres Demandes sont accessibles via scroll. Il est rappelé au Praticien qu'il n'est pas possible d'avoir plus d'une Demande " en cours " et que celle-ci sera obligatoirement la dernière Demande.
Pour créer une nouvelle Demande, le Praticien clique sur le bouton " Nouvelle Demande ". Le Praticien peut voir le détail de chaque Demande en cliquant sur le lien dirigeant vers la vue détail.
Vue détail d'une Demande
Le Praticien peut accéder aux Demandes clôturées. Les demandes clôturées ne sont pas éditables ni supprimables. Cependant, lorsqu'il n'y a pas de Demandes " en cours ", la dernière Demande clôturée est éditable.
Les Demandes " en cours " peuvent être clôturées. Lors de la clôture un pop-up indique que les informations vont être figées. Le bouton de clôture est situé en dessous du bouton de la note libre.
ARTICLE 8 : FORCE MAJEUR
L'inexécution de tout ou partie de ses obligations par la société PsyApps ne pourra engager sa responsabilité si l'inexécution est due à un événement de force majeure, tel que défini dans le Code civil et par la jurisprudence.
Sont notamment réputés constitutifs de cas de force majeure :
L'inexécution de tout ou partie de ses obligations par la société PsyApps ne pourra engager sa responsabilité si l'inexécution est due à un événement de force majeure, tel que défini dans le Code civil et par la jurisprudence.
Sont notamment réputés constitutifs de cas de force majeure :
- Les interdictions ou restrictions des autorités publiques à la fourniture des services de télécommunications, notamment toute interruption de service expressément demandée par une autorité administrative ou juridictionnelle,
- L'arrêt de la fourniture d'énergie, défaillance et/ou interruption des réseaux de trans-mission y compris de l'accès au réseau internet,
- La panne et/ou le sabotage des moyens de télécommunications, actes de piratage informatique,
- Incendie, foudre, inondation et autre catastrophe naturelle, dégât des eaux, intempérie exceptionnelle, avarie, épidémie, émeute, guerre, guerre civile, insurrection, attentat, explosion, acte de vandalisme,
- Grève totale ou partielle, lock-out extérieur à la société PsyApps.